La bonne question n'est pas 'quels fichiers garder', mais 'quelle preuve dois-je pouvoir montrer ?'
Un document n'a de valeur que s'il prouve quelque chose de précis: une mission acceptée, une séance réalisée, une présence justifiée, une facture émise ou une situation financière relue.
Si vous empilez des PDF sans logique de rattachement, vous stockez des fichiers mais vous ne construisez pas encore une preuve exploitable.
Le besoin réel est donc double: garder la pièce et savoir immédiatement à quel client, quelle mission ou quelle séance elle se rattache.
Ce qui fragilise le plus souvent la preuve
Dans la pratique, les problèmes viennent rarement d'une absence totale de document. Ils viennent d'un document introuvable, mal nommé, non daté, envoyé hors du bon canal ou jamais rattaché à l'objet métier concerné.
Le même risque existe quand plusieurs versions circulent sans qu'on sache laquelle fait foi ou quand une pièce existe côté mail mais jamais dans le suivi métier.
Si vous devez rouvrir votre messagerie pour expliquer une information métier importante, votre chaîne de preuve est déjà trop fragile.
Comment construire une logique de preuve tenable au quotidien
La méthode la plus robuste consiste à définir très tôt quelles pièces sont attendues à chaque étape: ouverture de mission, déroulé des séances, passage en facturable, contrôle de cohérence et clôture.
Ensuite, il faut que ces pièces restent visibles dans le même flux que les données qu'elles justifient. C'est ce qui permet de transformer un contrôle tardif en simple relecture.
Pour vous, le bon test est simple: pouvez-vous expliquer rapidement pourquoi une mission est complète ou incomplète sans partir fouiller dans plusieurs dossiers ?